Microfilm scanning voor altijd

Microfilm scanning is een nog redelijk jonge en nieuwe dienstverlening die ervoor zorgt dat uw archieven voor eeuwig bewaard blijven. Maar een dienstverleningen die een logische snelle groei doormaakt, is microfilm scanning, vaak op basis van microfilm scanning services. Dit is niet eens zo vreemd als het, misschien, op het eerste gezicht lijkt. We leven in een vrijwel geheel digitale wereld en gebruik maken van “ouderwetse technieken” als microfilm en microfiche passen daar niet meer in. Dit naast de het feit dat bekend geworden is dat deze media als archief toch niet het eeuwige leven hebben en dus vervangen moeten worden. De meeste wereldwijd opererende financiële instellingen hebben nog steeds gigantische archieven op microfilm en microfiche, dit geldt ook voor veel multinationals, overheden, universiteiten, musea, enz. Zowel zijn beiden niet goed voor de efficiëntie en daarnaast het feit dat zowel microfilm als microfiche geen eeuwig leven hebben, vandaar dat de behoefte om deze archieven te digitaliseren (nog) steeds groeit. Het digitaliseren is niet zo eenvoudig en de apparatuur en software duur, daarom wordt er steeds meer gebruik gemaakt van microfilm scanning services en microfiche scanning services. Microfilm scanning wordt als dienst aangeboden door enkele zeer gespecialiseerde organisaties. Wanneer bedrijven dit zelf zouden willen, moeten ze (tijdelijk, want einde project is einde microfilm of microfiche archief) veel investeren in de eerder genoemde apparatuur en software, maar vooral moet kan men dit onmogelijk zonder uitgebreide ervaring en het juiste personeel uitvoeren. Vandaar het logische gevolgd dat de microfilm scanning en microfiche scanning services markt zo hard groeit. Microfilm uitbesteden is de trend in 2016. De meeste wereldwijd opererende grote financiële instellingen hebben nog steeds gigantische archieven. De meeste van deze archieven bevinden zich op microfilm en microfiche, dit geldt ook voor overheden, universiteiten, musea, enz. Zowel zijn microfilm en microfiche niet goed voor de efficiëntie en daarnaast blijkt het dat zowel microfilm als microfiche geen eeuwig leven hebben, vandaar dat de behoefte om deze archieven te digitaliseren (nog) steeds groeit. Het digitaliseren is niet zo eenvoudig en de apparatuur en software duur, daarom wordt er steeds meer gebruik gemaakt van microfilm scanningen microfilm scanning services.

Microfilm scanning in het internet tijdperk

Het is in het moderne internet tijdperk heel normaal om informatie (terug) te zoeken en te vinden. Of dit nu over het internet gaat of binnen het eigen netwerk. In principe kan ieder stuk informatie relatief eenvoudig gevonden worden door ieder, daarvoor geautoriseerd, persoon. Bij microfilm en microfiche is dit een stuk complexer. Men kan slechts met behulp van speciale viewers, sequentieel, zoeken en dan nog slechts een persoon tegelijkertijd. Dit moet plaatsvinden in speciaal ingerichte ruimtes en de opslag van de microfilms en/of microfiches moet ook een apart geprepareerde ruimtes plaatsvinden. Naast de eenvoudige toegankelijkheid van gedigitaliseerde data, is security en back-up/recovery ook volledig gestandaardiseerd en een normaal proces geworden. Voor microfilm en microfiches geldt dit zeker niet. De beveiliging staat en valt met de fysieke beveiliging en bij calamiteiten is er geen back-up, waardoor de data (met geluk slechts tijdelijk) niet beschikbaar is. Hiermee is wel duidelijk dat het niet vreemd is dat de markt voor microfilm scanning services zo in de lift zit. Microfilm scanning wordt als dienst aangeboden door enkele zeer gespecialiseerde organisaties. Wanneer bedrijven dit zelf zouden willen, moeten ze (tijdelijk, want einde project is einde microfilm of microfiche archief) veel investeren in de eerder genoemde apparatuur en software, maar vooral moet kan men dit onmogelijk zonder uitgebreide ervaring en het juiste personeel uitvoeren. Vandaar het logische gevolgd dat de microfilm scanning markt zo hard groeit. Tegenwoordig is het heel normaal om informatie (terug) te zoeken- Of dit nu over het internet gaat of binnen het eigen netwerk. In principe kan ieder stuk informatie relatief eenvoudig gevonden worden door ieder, daarvoor geautoriseerd, persoon. Bij microfilm en microfiche is dit een stuk complexer. Men kan slechts met behulp van speciale viewers, sequentieel, zoeken en dan nog slechts een persoon tegelijkertijd. Dit moet plaatsvinden in speciaal ingerichte ruimtes en de opslag van de microfilms en/of microfiches moet ook een apart geprepareerde ruimtes plaatsvinden. Naast de eenvoudige toegankelijkheid van gedigitaliseerde data, is security en back-up/recovery ook volledig gestandaardiseerd en een normaal proces geworden. Voor microfilm en microfiches geldt dit zeker niet. De beveiliging staat en valt met de fysieke beveiliging en bij calamiteiten is er geen back-up, waardoor de data (met geluk slechts tijdelijk) niet beschikbaar is. Hiermee is wel duidelijk dat het niet vreemd is dat de markt voor microfilm scanning services zo in de lift zit. In Nederland zijn slechts enkele partijen actief die, daadwerkelijk binnen Nederland microfilm scanning services aanbieden. Veel aanbieders blijk vaak buitenlandse firma´s te zijn, waardoor uw waardevolle microfilms en/of microfiches naar het buitenland moeten worden overbracht, met alle risico´s (en tijdelijk niet beschikbaarheid) van dien. Het is dus zaak om de juiste partij, binnen Nederland voor microfilm scanning te vinden.

Microfilm scanning en de dienstverleners

In Nederland zijn slechts enkele partijen actief die, daadwerkelijk binnen Nederland microfilm scanning aanbieden. Veel aanbieders blijk vaak buitenlandse firma´s te zijn, waardoor uw waardevolle microfilms en/of microfiches naar het buitenland moeten worden overbracht, met alle risico´s (en tijdelijk niet beschikbaarheid) van dien. Het is dus zaak om de juiste partij, binnen Nederland voor microfilm scanning te vinden. De mogelijkheid om onafhankelijk advies te krijgen hieromtrent is ook voor microfilm scanning op het internet aanwezig. Hieronder enkele voordelen: – Alle films kunnen ingedeeld, gescand en geïndexeerd worden conform de richtlijnen van de klant – De ruimtes verbruikt door microfilms en microfilm apparatuur werden geëlimineerd – Sneller en eenvoudiger on- en offside toegang tot de archiefbestanden – Microfilm onderhoud van apparatuur en bijbehorende benodigdheden kan werden geëlimineerd. – Digitale beelden worden nu ondersteund door de bestaande data back-up procedures – De archiefbestanden zijn geïntegreerd in normale document management systemen en maken een integraal onderdeel uit van de normale IT-processen. Echter de belangrijkste reden om microfilm scanning te ontwikkelen ontstond doordat men ontdekte dat microfilms en microfiches toch niet het eeuwig leven hadden. In de loop der jaren wordt de kwaliteit minder door aantasting van bepaalde zuren die in onze lucht voorkomen. Nadat dit onderkent was bedacht men twee oplossing, de eerste was eenvoudig, de microfilms en/of microfiches regelmatig kopiëren. Technisch eenvoudig, maar bewerkelijk en het lost het probleem niet op. Daarnaast is door de mogelijkheid archieven nu direct digitaal te scannen, de markt voor microfilm en microfiche apparatuur steeds kleiner (en dus duurder en minder stabiel) geworden. Vandaar dat de tweede oplossing veel logischer is, microfilm scanning services. Het lost het probleem met betrekking tot eeuwige houdbaarheid op, maakt het veel toegankelijker, er is veel minder (speciale) ruimte nodig en het gedigitaliseerde archief kan eenvoudig geïntegreerd worden in de document management systemen. Microfilm scanning heeft ertoe bijgedragen dat grote archieven op microfilms of microfiches voor eeuwig behouden blijven, er duidelijk ruimte bespaart wordt, er veel efficiënter gewerkt wordt en de beveiliging veel beter en veel eenvoudiger geworden is. Slechtst enkele organisaties zijn in staat om microfilm scanning diensten te leveren, de apparatuur is duur, men heeft speciale kennis nodig en gespecialiseerd personeel. Vandaar dat vrijwel geen enkel bedrijf zelf microfilm scanning uitvoert, men besteedt het uit. Duidelijk dat microfilm scanning nog steeds groeit en uw archieven blijven voor eeuwig behouden.

Meer informatie: http://www.microfilmscanningservices.nl/